Resume Materi Pengantar Manajemen Bab 1 - 5

RESUME BAB 1

“PENDAHULUAN : Organisasi Dan Manajemen”

            Kata “manajemen” tampaknya sudah begitu sering kita dengar. Manajemen erat kaitanya dengan konsep organisasi. Menurut Griffin (2002), organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.

Organisasi bisnis bertujuan untuk memperoleh profit. Sekalipun  tidak seluruh organisasi bisnis bertujuan untuk profit , namun profit adalah salah satu tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi bisnis dimanapun, jika tujuan dari bisnis adalah profit , maka organisasi bisnis adalah sekumpulan orang atau kelompok yang memiliki tujuan untuk meraih profit dalam kegiatan bisnisnya, sehingga mereka berupaya untuk mewujudkan tujuannya tersebut melalui kerja sama didalam organisasi tersebut. 

            Griffin mengemukakan bahwa paling tidak organisasi memiliki berbagai sumber daya, seperti sumber daya manusia (human resources), sumber daya alam  (natural resources),  sumber daya dana (financial resources), atau keuangan (funds), serta sumber daya informasi (informational resources).

A.     Pentingnya Manajemen

Ada tiga alasan utama diperlukannya manajemen :

1.      Untuk mencapai tujuan baik untuk mencapai tujuan organisasi maupun pribadi.

2.      Untuk menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang saling bertentangan.

3.      Untuk mencapai efisiensi dan efektivitas. Suatu kerja organisasi dapat diukur dengan banyak cara yang berbeda. Salah satunya cara yang umum adalah efisiensi dn efektivitas.

B.     Efisiensi dan Efektifitas

            Efisiensi adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar. Seorang manajer efisien adalah seseorang yang mencapai keluaran yang lebih tinggi (hasil produktifitas, perfomance) dibanding masukan-masukan (tenaga kerja, bahan, mesin, dan waktu) yang digunakan. Efektifitas merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

             Menurut ahli manajemen pepter drucker efektifitas adalah melakukan pekerjaan yang benar, sedangkan efisiensi melakukan pekerjaan dengan benar bagi para manajer.

C.     Definisi Manajemen

            Manajemen adalah proses perencanaan perorgnisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota organisasi dan pengunaan sumber daya organisasi lainya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.

            Dari definisi diatas terlihat bahwa stoner telah menggunakan kata proses, bukan seni. Mengartikan manajmen sebagai seni mengandung arti bahw hal itu adalah kemampuan atau keterampilan pribadi suatu proses adalah cara sistematis untuk melakukan pekerjaan.

            Atas dasar uraian diatas kita dapat mrnyimpulkan bahwa pada dasarnya manajemen dapat didefinisikan sebagai bekerja dengan orang-orang untuk menentukan, menginterprestasikan dan mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan (Planing), pengoragnisasian( organizing), penyusunan personalia atau kepegawaian (staffing), pengarahan dan kepemimpinan (leading) dan pengawasan (controling).

a)      Manajemen sebagai ilmu dan seni

            Luther Glick mendefinisikan manajemen sebagai suatu bidang ilmu pengetahuan (science) yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja sama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerjasama ini lebih bermanfaat bagi kemanusiaan.

            Manjemen merupakan ilmu pengetahuan juga dalam arti bahwa manajemen memerlukan disiplin ilmu-ilmu pengetahuan lain dalam penerapanya; misa, ilmu ekonomi, statistik, akuntansi, dan sebagainya.

b)      Manajemen sebagai profesi

          Edgar H. Schein telah menguraikan karakteristik-karakteristik atau kriteria-kriteria untuk menentukan sesuatu sebagai profesi yang dapat diperinci berikut:

1.      Para profesional membuat keputusan atau dasar prinsip-prinsip umum.

2.      Para profesional mendapatkan status mereka karena mencapai standar prestasi kerja tertentu, bukan karena favoritisme atau karena suku bangsa atau agamanyadan kriteria politik atau sosial lainnya.

3.      Pra profesional harus ditentukan oleh suatu kode etik yang kuat, dengan disiplin untuk mereka yang menjadi klieenya.

D.    Fungsi-Fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah serangkaian kegiatan yang dijalankan dalam manajemen berdasarkan fungsinya masing-masing dan mengikuti satu tahapan-tahapan tertentu dalam pelaksanaannya.

1.      Perencanaan atau planning , yaitu proses yang menyangkut upaya yang dilakukan untuk mengantisipasi kecenderungan dimasa yang akan datang dan penentuan strategi dan taktik yang tepat untuk mewujudkan target dan tujuan organisasi.

2.      Pengorganisasian atau organizing, yaitu proses yang menyagkut bagaimana stategi dan taktik yang telah dirumuskan dalam perencanaan didesain dalam sebuah struktur organisasi yang tepat dan tangguh.

3.      Pengimplementasian atau directing, yaitu proses implementasi program agar bisa dijalankan oleh seluruh pihak dalam organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan tanggung jawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.

4.      Penegendalian dan pengawasan atau controlling, yaitu proses yang dilakuakan untuk memastikan seluruh rangkaian kegiatan yang telah direncanakan, diorganisasikan, dan diimplementasikan bisa berjalan sesuai dengan target yang diharapkan sekalipun berbagai perubahan terjadi dalam lingkungan dunia bisnis yang dihadapi.

RESUME BAB 2

”PERKEMBANGAN ILMU MANAJEMEN”

A.    Perkembangan teori ilmu manajemen

Dalam perkembangan teori ilmu manajemen terdapat tiga aliran pemikiran manajemen yaitu :

1.      Aliran klasik (yang akan dibagi menjadi dua aliran, manajemen ilmiah dan teori organisasi klasik).

2.      Aliran hubungan manusiawi (sering disebut aliran neo klasik)

3.      Aliran manajemen modern.

Didalam perkembangan teori ilmu manajemen berkembang pendekatan-pendekatan seperti pendekatan sistem dan pendekatan kontigen.

a)      Manajemen Klasik

            Sebelum sejarah yang disebut manajemen ilmiah telah muncul refolusi industri pada abad 19 yang menyebabkan meningkatnya kebutuhan akan suatu pendekatan manajemen yang sistematik

Ø  Perkembangan awal teori manajemen

Ada dua tokoh manajemen yang mengawali munculnya manajemen ilmiah yaitu Robert Owen (1771-1858) dan Carles Babbage (1792-1871).

Rober owen pada permulaan tahun 1800, ada seorang manajer beberapa pabrik pemintalan kapas di New Lanrak scolandia, menekankan pentingnya unsur manusia dalam produksi.

Harington emerson (1853-1831) telah mengemukakan 12 prinsip-prinsip efisiensi yang sangat terkenal yaitu :

1.      Tujuan-tujuan dirumuskan dengan jelas

2.      Kegiatan yang dilakukan masuk akal

3.      Adanya staf yang cakap

4.      Disiplin

5.      Balas jasa yang adil

6.      Laporan-laporan yang terpecaya, segera, akurat, sistem informasi dan akuntansi.

7.      Pemberian perintah, perencanaan, dan pengurutan kerja.

8.      Adanya standar-standar, skejul-skejul, metode dan waktu setiap kegiatan

9.      Kondisi yang distandardisasi

10.  Operasi yang distandardisasi

11.  Instruksi-instruksi prakitis yang standart

12.  Balas jasa efisiensi, rencana insentif

a.       Teori Organisasi Klasik

Tokoh-tokoh teori organisasi klasik antara lain yaitu Henry Fayol, James D. Mooney,Mary Parker Follett dan Chaster I. Bernard.

1. Henry Fayol (1841-1925)

Fayol adalah seorang industrialis Perancis. Fayol mengatakan bahwa teori dan teknik administrasi merupakan dasar pengelolaan organisasi yang kompleks, ini diungkapkan dalam bukunya yang berjudul Administration Industrielle et General atau Gneral and Industrial Management yang ditulis pada tahun 1908oleh Constance Storrs. Fayol membagi manajemen menjadi lima unsur yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemberian perintah, pengkoordinasian dan pengawasan, fungsi ini dikenal sebagai fungsionalisme.

2. Mary Parker Follett (1868-1933)

Follett menjembatani antara teori klasik dan hubungan manusiawi, dimana pemikiran Follett pada teori kalsik tapi memperkenalkan unsur-unsur hubungan manusiawi. Dia menerapkan psikologi dalam perusahaan, industri dan pemerintahan. Konflik yang terjadi dalam perusahaan dapat dibuat konstruktif dengan menggunakan proses integrasi.

3. Chaster L. Bernard (1886-1961)

Ia memandang organisasi sebagai sistem kegiatan yang diarahkan pada pada tujuan. Fungsi-fungsi utama manajemen menurutnya, adalah perumusan tujuan dan pengadaan sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan. Ia menekankan pentingnya peralatan komunikasi untuk mencapai tujuan kelompok. Ia juga mengemukakan teori penerimaan pada wewenang

           

b.      Aliran Hubungan Manusiawi

Pada tahap aliran perilaku atau hubungan manusiawi organisasi melihat pada hakikatnya adalah sumber daya manusia. Aliran ini mernandang aliran klasik kurang lengkap karena terlihat kurang mampu rnewujudkan efisiensi produksi yang sempurna dengan keharmonisan di tempat kerja. Manusia dalam sebuah organisasi tidak selalu dapat dengan mudah diramalkan prilakunya karena sering juga tidak rasional. Oleh sebab itu para manajer perlu dibantu dalam menghadapi rnanusia, melalui antar lain ilmu sosiologi dan psikologi. Ada tiga orang pelopor aliran perilaku yaitu:

1.  Hugo Munsterberg (1863 -1916)

Sumbangannya yang terpenting adalah berupa pernanfaatan psikologi dalam mewujudkan tujuan-tujuan produktivitas sarna seperti dengan teori-teori manajemen lainnya. Bukunya “Psychology and Indutrial Efficiency”, ia memberikan 3 cara untuk meningkatkan produktivitas: a. Menempatkan seorang pekerja terbaik yang paling sesuai dengan bidang pekerjaan yang akan dikerjakannya. b. Menciptakan tata kerja yang terbaik yang memenuhi syarat-syarat psikologis untuk memaksimalkan produktivitas. c.  Menggunakan pengaruh psikologis agar memperoleh dampak yang paling tepat dalam mendorong karyawan.

2. William Ouchi (1981)

William Ouchi, dalam bukunya “theory Z -How America Business Can Meet The Japanese Challen ge (1981)”, memperkenalkan teori Z pada tahun 1981 untuk menggambarkan adaptasi Amerika atas perilaku Organisasi Jepang. Teori beliau didasarkan pada perbandingan manajemen dalam organisasi. Jepang disebut tipe perusahaan Jepang dengan manajemen dalam perusahaan Amerika -disebut perusahaan tipe Amerika.

c.       Aliran Manajemen  Modern

Muncul aliran ini lebih kepada aliran kuantitatif merupakan gabungan dari Operation Research dan Management Science. Pada aliran ini berkumpul para sarjana matematika, pisik, dan sarjana eksakta lainnya dalam memecahkan masalah-masalah yang lebih kompleks. Tim sarjana ini di Inggris, di Amerika Serikat, sesudah perang Dunia II dikenal dengan sebutan “OR Tema” dan setelah perang dimanfaatkan dalam bidang industri. Masalah-masalah ruwet yang memerlukan “OR Tim” ini antara lain di bidang transportasi dan komunikasi.

RESUME BAB 3

”MANAJER DAN MANAJEMEN”

Ø  BERBAGAI PELAKSANAAN MANAJEMEN

A.    Manajer Dalam Organisasi

            Manajer pada dasarnya adalah subjek dari kegiatan manajemen artinya manajer adalah orang yang melakukan kegiatan manajemen atau individu yang bertangung jawab secara langsung untuk memastikan kegiatan dalam organisasi dijalankan bersama para anggota dari organisasi.

            Tugas manajer adalah untuk memastikan mewujudkan agar tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien melalui serangkaian manajemen secara fungsional maupun oprasional.

B.     Keahlian-Keahlian Manajemen

            Dalam mengimplementasikan kegiatan manajemen diperlukan bebrapa keahlian manajemen (managereal skill) adapun keahlian-keahlian tersebut meliputi sebagai berikut :

1.      Keahlian teknis (tecnical skill) yaitu keahlian yang diperlkan untuk melakukan pekerjaan spesifik tertentu.

2.      Keahlian berkomunikasi dan berinteraksi dengan masyarakat (human relation skill) yaitu keahlian dalam memahami dan melakukan interaksi dengan berbagai jenis orang dimasyarakat.

3.      Keahlian konseptual (konseptual skill) yaitu keahlian berfikir secara abstrak, sistematis termasuk didalamnya mendianokasa dan menganalisis berbagai masalah.

4.      Keahlian dalam pengambilan keputusan (decision making skill) yaitu keahlian untuk mengidentifikasi masalah.

5.      Keahlian dalam mengelola waktu (time manajemen skill) yaitu keahlian dalam memanfaat waktu secara efektif dan efisien.

6.      Keahlian dalam manajemen global (global manajem skill) yaitu keahlian manajerial yang tiak saja terfokus kepada suatu keadaan dinegara tertentu.

7.      Keahlian dalam hal teknologi (tecnologial skill) yaitu keahlian manajerial dalam mengikuti dan menguasai berbagai perkembangan teknologi yang terjadi.

C.     Tingkatan-Tingkatan Manajemen

            Ada beberapa tingkatan manajemen yang telah dikemukakan oleh nickles nchugh tahun 1997 meliputi sebagai berikut :

a.       Manajemen tingkat puncak atau top manajemen yang terdiri dari direktur utama, presiden direktur, atau wakil direktur.

b.      Manajeman tingkat menengah (midelle manajemen) terdiri dari para manajer, kepala defisi, atau departemen, atau kepala cabang.

c.       Manajemen superfisi (supervisori or fist lme manajemen) biasanya terdiri dari para superfisi, ketua kelompok, dan lain sebagainya.

d.      Manajemen superfisi (non supervisori manajemen) terdiri dari para tenagan kerja tingkat bawah pada umumnya seperti buruh,pekerja bangunan, dan lain-lain

D.    Manajemen Sebagai Seni dan Sains

            Manajemen sebagai seni dan sains yaitu adanya kreatfitas yang cenderung bersifat statis, berpola tunggal, berdasrkan pembuktian ilmiah dan menuntut adanya tahapan-tahapan yang sistematis.

RESUME BAB 4

“FUNGSI PERENCANAAN”

A.    Pengertian perencanaan (planning)

Menurut Robbin dan couter (2002) memdefinisikan perencanaan sebagai sebuah proses yang ditandai dari penetapan organisasi. Menentukan strategi untuk penyampaian tujuan organisasi secaa menyeluruh untuk mngintegrasikan dan organisasikan seluruh pekerjaan organisasi hingga tercapainya tujuan organisasi

Menurut George. R teri menyatakan bahwa untuk mengetahui apakah perencanaan itu baik atau tidak dapat dijawab melalui pertanyaan-pertanyaan dasar mengenai perencanaan yaitu : what, who, why, when, where, how .

Fungsi dari perencanaan manajemen yaitu sebagai arahan, perencanaan mengoptimalkan dampak dari perubahan, perencanana meminimalkan pemborosan, dan menetapkan standart pegawasan

B.     Persyaratan perencanaan ( planning recuirmen)

Adapun persyratan yang dipenuhi yaitu :

·         Faktual atau realistik

·         Logis dan rasional

·         Fleksibel

·         Komitmen

·         Komperhensip

C.     Tujuan (Goals) Dan Rencana (plans) dalam proses perencanaan

            Tujuan (goals) pada dasarnya adalah hasil akhir yang diharapkan dapat diraih atau dicapai oleh individu maupun kelompok atau seluruh organisasi.

            Dalam pengertian bahasa inggris kadangkala dibedakan antara objektif dan goals . objektif diartikan sebagai tujuan dan goals diartikan sebagai target.

            Rencana (plan) adalah segala bentuk konsep dan dokumentasi mengambarkan bagaiamana tujuan akan dicapai dan bagaimana sumber daya perusahaan akan dialokasikan, penjadwalan dari proses pencapaian tujuan.

D.    Alat Bantu Bagi Perencanaan

Alat bantu perancanaan sebagai berikut

1.      Bagan arus (flow Chart)

Yaitu model gratis yang menunjukan model sistem yang mengambarkan kejadian yang berkesinambungan dan keputusan yang tidak berkesinambungan .

2.      Bagan Gantt (Gantt Chart)

Alat bantu perencanaan yang kedua adalah apa yang dinamakan gantt chart penjadwalan adalah salah satu abagian penting perencanaan.

3.      Jaringan Pert(Pert netwok)

Pert adalh singkatan dari progam evaluasion and review teknik. Pert merupakan alat bantu perencaanan melalui penjadwalan dan pengambaran rencana kerja secara kronologis dan berklanjutan bagi para pekerjanya.

Adanya 4 konsep yang harus dipahami dalam pert yaitu:

a.       Event atau kejadian adalah indikator yang terporma pekerja baik sebelum maupun sesudah pekerjaan dilakukan sekaligus juga menunjukan apakah suatu pekerjaan lain dapat dilakukan atau sebalioknya berdasarkan indikator ini.

b.      Activity atau kegiatan adalah berbagai pekerjaan dari keseluruhan pekerjaan yang berkesinambungan.

c.       Time atau waktu. PERT atau masa pekerjaan berdaskan rata-rata dari ketiga komponen waktu.

d.      Crutacal Path atau indikator kritis yaitu menunjukkan batas toleransi akan satu pekerjaan yang akan dilaksanakan.

RESUME BAB 5

“PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI”

A.          Pengertian Pengorganisasian

Pengorganisasian (organizing) merupakan proses penyusunan struktur organisasiyang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya­sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya. Dua aspek utama proses penyusunan struktur organisasi adalah de­partementalisasi dan pembagian kerja.

Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam penger­tian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini

Cara manajemen merancang struktur formal untuk pengguna­an yang palingefektif sumber daya, sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-ang­gota kelompok.

Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan jabatan, tu­gas-tugas dan para karyawan.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan mem­buat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan ter­cermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu :

1)      pembagian kerja,

2)      departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah iepartemen­tasi),

3)      bagan organisasi formal,

4)      rantai perintah dan kesatuan perintah,

5)      tingkat-tingkat hirarki manajemen,

6)   saluran komu­nikasi,

7)      penggunaan komite,

8)      rentang manajemen dan kelom­pok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

B.     Struktur Organisasi

       Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan seba­gai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi.

 Unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari :

1.      Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satu­an kerja (departementalisasi).

2.      Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digu­nakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seper­ti yang direncanakan.

3.      Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam orga­nisasi.

4.      Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang me­
nunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5.      Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam sua­tu kelompok kerja.

C.           Pembagian Kerja

Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Sedangkan Kelompok dua orang atau lebihyang bekerja bersama secara kooperatif dan dikoor­dinasikan dapat mencapai hasillebih dilakukan perseorang­an.

D.    Bagan Organisasi Formal

Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan se­cara verbal.Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organi­zation chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organi­sasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digam­barkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang laindengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komu­nikasi formal.

E.     Bentuk-Bentuk Bagan Organisasi

Hemy G. Hodges mengemukakan empat bentuk bagan organi­sasi, yaitu

1.      Bentuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, ka­rena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2.              Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk pi­ramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke ba­wah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

3.      Bentuk horizontal. digambarkan dari akiri Aliran ke kanan. Bagan ini menekankan pada hubungan antara batang dengan lingkaran . Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

F.      Departementalisasi

Departementalisasi sebagaimana telah diterangkan di muka, merupakan prosespenentuan bagian-bagian dalam organisasi yang akan bertanggung jawab dalam melaku­kan bermacam jenis pekerjaan yang telah dikategorikan berdasarkan faktor-faktor tertentu. Dalam mendesain organisasi, khususnya dalam proses departementalisasi sebagaimana diuraikan di muka, ada beberapa pendekatan yang bisa digunakan oleh organisasi, yaitu pendekatan berdasarkan fungsional,berdasarkan produk, berdasarkan Pelanggan, berdasarkan geografis, dan berdasarkan matriks.

Ada beberapa pendekatan dalam depertementalisasikan yaitu:

·         Pendekatan Fungsional

·         Pendekatan produk

·         Pendekatan pelanggan

·         Pendekatan Geografis

·         Pendekatan matriks